Systémy RPA: Výhody a nevýhody automatizace účetních procesů

Robotická automatizace procesů je technologie, která má potenciál zásadně proměnit současná pracoviště, podobně jako stroje změnily továrny během průmyslové revoluce. Využití systémů RPA má obrovský potenciál především v časově náročných procesech jako je účetnictví. Co je to RPA a jak se dá v účetnictví využít? Jaké výhody firmám přináší? A jaké jsou nevýhody automatizace účetních procesů?

Co je to RPA?

RPA neboli Robotic Process Automation (robotická automatizace procesů), je technologie, která umožňuje automatizovat rutinní a opakující se úkoly pomocí softwarových robotů. Tyto roboty napodobují lidskou práci při práci s počítačem a aplikacemi, což jim umožňuje provádět úkoly, jako je zpracování faktur, správa výdajů nebo finanční reporty. Robot dokáže generovat povely klávesnice nebo myši, přihlásit se do aplikací, najít informace na webové stránce nebo vyplnit jednotlivá pole formulářů.

Jak funguje robotická automatizace procesů?

Fungování RPA si můžeme ukázat na konkrétním příkladu z účetnictví. Představte si například proces zpracování faktur. Bez RPA by účetní museli ručně přijímat faktury, zadávat data do účetního systému, ověřovat správnost údajů a provádět další potřebné kroky. S RPA by tento proces vypadal asi takto:

Přijetí faktury. Softwarový robot automaticky přijme fakturu, například z e-mailu nebo skenováním papírového dokumentu.

Extrahování dat. Pomocí technologie optického rozpoznávání znaků (OCR) robot extrahuje potřebná data z faktury, například peněžní částku, datum a identifikaci dodavatele.

Ověření údajů. Robot poté ověří správnost údajů jejich porovnáním s databází nebo jinými systémy.

Zadání do účetního systému. Softwarový robot automaticky zadá extrahovaná a ověřená data do účetního systému.

Archivace. Po konečném zpracování uloží robot fakturu do archivu, a může případně generovat reporty pro další analýzu.

Výhody RPA

Zvýšení efektivity a produktivity

RPA může provádět úkoly mnohem rychleji než lidé, což vede ke zvýšení celkové efektivity. Softwarové roboty navíc můžou pracovat 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Účetní mohou díky automatizaci věnovat více času složitějším a strategickým úkolům, zatímco rutinní práce je přenechána robotům.

Snížení chybovosti

Lidská chyba je jedním z nejčastějších problémů v účetnictví, zejména při manuálním zadávání dat. RPA tyto chyby eliminuje, protože pracuje přesně podle nastavených pravidel a instrukcí.

Úspora nákladů

Ačkoliv implementace RPA vyžaduje nemalou počáteční investici, dlouhodobě může vést k významným úsporám. Hlavními faktory v úsporách je snížení potřeby manuální práce, menší chybovost a rychlejší zpracování dat.

Striktnější dodržování předpisů

RPA může být naprogramováno tak, aby vždy dodržovalo aktuální předpisy a regulace, což minimalizuje riziko porušení zákonných požadavků.

Rychlejší zpracování dat

Automatizované systémy mohou rychle zpracovávat velké objemy dat, což je zvláště užitečné během uzávěrek a auditů. Rychlejší zpracování účetních operací ocení také zákazníci.

Flexibilita a škálovatelnost

RPA systémy jsou velmi flexibilní a snadno se přizpůsobují změnám v procesech. Pokud se například změní obchodní požadavky, RPA lze rychle přizpůsobit novým podmínkám. Navíc, když firma roste a zvyšuje se objem práce, RPA se může škálovat, aby zvládla zvýšený objem úkolů bez nutnosti najímání dalších zaměstnanců.

Nevýhody automatizace účetních procesů pomocí RPA

Počáteční náklady a investice

Implementace RPA může být nákladná, zejména pro menší firmy. Počáteční investice zahrnují nákup softwaru, školení zaměstnanců a případné konzultační služby.

Potřeba průběžné údržby

RPA systémy vyžadují pravidelnou údržbu a aktualizace, aby zůstaly funkční a v souladu s nejnovějšími technologiemi a předpisy. Pravidelná údržba je přitom proces náročný finančně i časově.

Závislost na technologiích

Nadměrná závislost na automatizaci může vést k problémům, pokud dojde k technickým závadám nebo selhání systému. Firmy musí mít proto připravené záložní plány.

Omezené schopnosti

RPA je ideální pro rutinní a opakující se úkoly, ale softwarové roboty nejsou schopny nahradit lidský úsudek a kreativitu. Složitější úkoly stále vyžadují kvalifikovaný lidský zásah.

Odpor zaměstnanců

Zavedení automatizace může vyvolat oprávněné obavy mezi zaměstnanci ohledně ztráty pracovních míst. Automatizaci účetních procesů je tak nutné s nimi transparentně komunikovat a zajistit, aby byli připraveni na nové, kreativnější role.

Možnosti využití RPA v účetnictví

V účetnictví může softwarový robot především automaticky vytvářet a zpracovávat faktury nebo zaznamenávat transakce. RPA dále sestavuje výkazy zisku a ztrát, a vytváří bilance, čímž zjednodušuje účetní uzávěrky.

Pomocí RPA lze automatizovat platby faktur a analyzovat účetní data. Automatizace také monitoruje náklady a výdaje v reálném čase, což umožňuje rychle reagovat na případné nepravidelnosti a zlepšit finanční hospodaření.

Jak zahájit implementaci RPA v účetnictví?

Implementace RPA v účetnictví vyžaduje několik kroků. Začátek může být obtížný, ale dlouhodobě se jedná o investici, která se minimálně velkým firmám vyplatí. Nejprve je třeba identifikovat konkrétní úkoly, které mohou být automatizovány.

Poté vás česká výběr vhodné RPA platformy. Software se následně musí implementovat do stávajících systémů účetnictví a jeho fungování je nutné řádně otestovat. Posledním krokem je školení pracovníků, aby se naučili pracovat s novými procesy.

Zdroje: Byznys.eu, ComputerWorld.cz, Deloitte.com, Digitální cesta

Naposledy aktualizováno 13. 8. 2024